home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c14.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  9.0 KB  |  261 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-14
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Conversion of Federal information processing (FIP)
  11. resources.
  12.  
  13. 1.  Purpose.  This bulletin describes conversion studies, planning
  14. and management actions that agencies should take to facilitate
  15. conversion from current FIP resources to replacement resources.
  16.  
  17. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  18. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  19.  
  20. 3.  Contents.
  21.  
  22.     Topic                                              Paragraph
  23.  
  24. Related material..........................................4
  25. Information and assistance................................5
  26. Definition................................................6
  27. Discussion................................................7
  28.   Planning and management actions.........................7a
  29.   Conversion studies......................................7b
  30.   Allowable conversion costs..............................7c
  31.   Conversion costs not allowed............................7d
  32. Cancellation..............................................8
  33.  
  34. 4.  Related material.
  35.  
  36.     a.  FIRMR 201-20.2--Analysis of Alternatives
  37.     b.  FIRMR Part 201-24--GSA Services and Assistance
  38.  
  39. 5.  Information and assistance.  Guidance, technical assistance,
  40. and contract support regarding all aspects of software management,
  41. including renewal, improvement, conversion, development, and tools
  42. and technology are available by contacting:
  43.  
  44.     General Services Administration
  45.     Office of Technical Assistance 
  46.     5203 Leesburg Pike, Suite 1108
  47.     Falls Church, VA  22041-3467
  48.  
  49.  
  50. TC 90-1
  51.  
  52.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  53.                          APPENDIX B
  54. FIRMR Bulletin C-14
  55.  
  56.  
  57.     Telephone:  FTS or (703) 756-4500
  58.  
  59. 6.  Definition.  "Augmentation" means adding to or upgrading
  60. existing FIP hardware or software to increase its productivity or
  61. prolong its useful life.
  62.  
  63. 7.  Discussion.
  64.  
  65.     a.  Planning and management actions.  Conversion from current
  66. FIP resources to replacement resources can be complex and costly. 
  67. Therefore, planning for future conversions to reduce the risk and
  68. cost of conversion, enhance competition, and improve the efficiency
  69. of operations should be a principal goal of agency management. 
  70. Agencies should take action to minimize the risk and cost of
  71. conversion, foster competition in subsequent acquisitions, and meet
  72. contingency requirements in current operations.  This action will
  73. ensure system portability and enhance opportunities for sharing. 
  74. Agencies should take the following steps, as a minimum, to meet
  75. these objectives:
  76.  
  77.         (1)  Consistent with approved disposition schedules, purge
  78. software and data bases not essential to agency needs.
  79.  
  80.         (2)  Identify and document relevant characteristics of all
  81. application software; e.g., programming language, number of source
  82. statements or lines of code, type and size of records and data
  83. files, and security provisions.
  84.  
  85.         (3)  Use software design and documentation techniques that
  86. make conversion to new or replacement systems easier.
  87.  
  88.         (4)  Use Federal standard or other American National
  89. Standards Institute (ANSI) higher level languages to the maximum
  90. practicable extent in developing new applications.  Document agency
  91. files with the justification for using nonstandard languages
  92. whenever a waiver is granted.
  93.  
  94.         (5)  Avoid the use of agency-defined features and
  95. vendor-supplied nonstandard extensions in higher level language
  96. compilers.  If it is necessary to use these features and
  97. nonstandard extensions, document agency files to support their use
  98. and retain the documentation to manage the software during its
  99. system life.
  100.  
  101.         (6)  Develop applications requiring redesign in Federal
  102. standard or other ANSI standard higher level languages, unless the
  103. use of assembly or other languages is clearly justified on the
  104. basis of operational requirements or demonstrable economy and 
  105.  
  106.                               2
  107.                                               FIRMR Bulletin C-14
  108.  
  109.  
  110. efficiency.  Document agency files with the justification for using
  111. nonstandard languages at the time the waiver is granted.
  112.  
  113.         (7)  Use software offered and supported by manufacturers of
  114. different product lines of FIP equipment (i.e., other than
  115. plug-to-plug compatible equipment) or designed to conform to
  116. Conference on Data Systems Languages (CODASYL) specifications.
  117.  
  118.         (8)  Rewrite application software written in assembly or
  119. other nonstandard languages in Federal standard or other ANSI
  120. standard higher level languages to foster competition in subsequent
  121. acquisitions.
  122.  
  123.         (9)  Review, revise, and update documentation, as
  124. necessary, to reduce the risk and cost of future conversions and to
  125. ensure that FIP resources will operate on backup facilities.
  126.  
  127.     b.  Conversion studies.
  128.  
  129.         (1)  FIRMR 201-20.203-4 requires--
  130.  
  131.             (i)  Federal agencies to perform a conversion study for
  132. all acquisitions of FIP resources, except for initial acquisitions
  133. where no FIP resources exist; acquisitions of FIP equipment
  134. peripherals only; or the exercise of a purchase option under a
  135. leasing agreement.
  136.  
  137.             (ii)  That the conversion study be commensurate with
  138. the size and complexity of the requirement and include any cost of
  139. conversion that can be stated in dollars, as well as other expenses
  140. directly related to the conversion.
  141.  
  142.         (2)  The conversion study should include, as a minimum--
  143.  
  144.             (i)  Problem definition;
  145.  
  146.             (ii)  Inventory of components for the current system;
  147.  
  148.             (iii)  Description of the operating system environment;
  149.  
  150.             (iv)  Inventory of application programs and data files
  151. to be converted;
  152.  
  153.             (v)  General description of the target environment,
  154. including performance requirements and constraints or limitations
  155. on the functional definition of the requirement dictated by user
  156. needs;
  157.  
  158.                               3
  159. FIRMR Bulletin C-14
  160.  
  161.  
  162.             (vi)  Recommended approach to accomplish the conversion
  163. tasks, including analyses of alternative approaches, with a
  164. benefit/cost analysis for each approach; and
  165.  
  166.             (vii)  Specific agency actions to be taken to reduce
  167. the cost and risk of future conversions.
  168.  
  169.     c.  Allowable conversion costs.  In determining conversion
  170. costs, FIRMR 201-20.203-4 requires agencies to include any cost of
  171. conversion that can be stated in dollars, as well as other expenses
  172. directly related to the conversion.  The following are examples of
  173. costs that may be considered in determining conversion costs:
  174.  
  175.         (1)  Firmware required solely to permit the continued use
  176. of application software.
  177.  
  178.         (2)  Site preparation and modifications to installed
  179. environmental controls.
  180.  
  181.         (3)  Parallel operation of the old system during the
  182. conversion process, including off-site data processing support.
  183.  
  184.         (4)  Travel and training expenses, including pay and fringe
  185. benefits of Government employees during attendance at formal
  186. classroom training courses.
  187.  
  188.         (5)  Existing software written in Federal standard or other
  189. ANSI standard higher-level language.
  190.  
  191.         (6)  Application software written in assembly or other
  192. nonstandard languages that will continue to meet essential agency
  193. mission needs without redesign.
  194.  
  195.         (7)  Mission essential application software to be developed
  196. for operational use before the augmentation or replacement FIP
  197. equipment and operating system software is installed (or before
  198. commercial FIP services are acquired).
  199.  
  200.         (8)  Conversion of data bases, data base design changes,
  201. and data base management systems (DBMS) to the extent necessary to
  202. permit the continued use of existing application software.
  203.  
  204.     d.  Conversion costs not allowed.  In accordance with FIRMR
  205. 201-20.203-4, the costs associated with the following shall not be
  206. included:
  207.  
  208.                               4
  209.                                               FIRMR Bulletin C-14
  210.  
  211.  
  212.         (1)  Conversion of existing FIP software and data bases
  213. that would be redesigned regardless of whether or not augmentation
  214. or replacement FIP resources are acquired.
  215.  
  216.         (2)  Purging duplicate or obsolete FIP software, data
  217. bases, and files.
  218.  
  219.         (3)  Development of documentation for existing FIP
  220. application software.
  221.  
  222.         (4)  Improvements in management and operating procedures.
  223.  
  224. 8.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 46 is canceled.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231. Thomas J. Buckholtz
  232. Commissioner
  233. Information Resources
  234. Management Service
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.                               5 
  261.